退職願・退職届の書き方|STEP.4

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STEP.4 円満退職・内定準備

【完全保存版】退職願・退職届の書き方のマナー

この記事は約 6 分で読むことができます。

転職後も同業者との付き合いが継続する医師にとって、円満に退職することは非常に重要です。ここでは、退職の申し出をする際に必要となる退職願・退職届のマナーを確認しておきましょう。退職願と退職届の違いといった基本知識から具体的な書き方、また書類を封入する封筒の選び方までを徹底解説します。

この記事のまとめ

  • ・「退職願」は退職を願い出る書類で、「退職届」は退職が確定したのちに作成する書類。書類は必ずしも必要ではなく口頭で相談しても同じ意味合いをもつ。
  • ・欠員補充や引き継ぎの期間を考慮して、医師の場合は退職する半年前に相談をしておくことが望ましい。
  • ・記載方法は手書きでもパソコンでもOK。パソコンで作成をする場合も、所属先・署名・日付は手書きにする。

1.退職願・退職届・辞表の違いとは

「退職願」と「退職届」と「辞表」の違いを知っていますか?どれも勤務先を退職するときに提出するものですが、実は微妙に用途や役割が異なります。あらためてその違いを確認しておきましょう。

・退職願
退職願は「退職をしてもいいでしょうか」と願い出る書類です。なお退職の申し出は必ずしも書面で提出する必要はなく、口頭で「退職をしてもいいでしょうか」と相談しても同じ意味合いを持ちます。

・退職届
退職届は退職することが確定したのちに、退職日を明記して勤務先に対して提出するものです。勤務先によって規定の書面があるケースがあるので確認しましょう。

・辞表
辞表は病院の理事長などの役職者、会社の代表取締役や役員、公務員などが用いる書類です。一般的な医師が辞表を提出することはありません。

退職願・退職届・辞表にはそれぞれ上記のような違いがあります。退職の意思を伝えることを決めたら、「退職願」を用意して上司に相談するようにしましょう。もちろん受け入れられない可能性もありますし、「考え直してくれないか」と慰留されるケースもあります。

なお退職が勤務先に承諾されるまでの間は、撤回の申し出をすることも可能です。ただし撤回できるからといって、退職願を提出した後に一方的に撤回することはおすすめできません。少なからず病院に対する不満を示すことになるので戻った後に居心地の悪さを感じる可能性があります。そのため、「退職願」は退職のお伺いを立てる書類ですが、退職の意思をしっかりと固めてから提出することをおすすめします。

また勤務先の都合によって退職をする場合は退職届を出す必要はありません。退職届を提出してしまうと、失業保険給付の際に不利になってしまう可能性がありますので留意しましょう。

2.退職願の提出時のマナー

2-1.退職願はいつまでに出せばいい?

退職願は手渡しで提出することが基本です。直属の上司に直接話をする時間をもらい、退職を申し出て退職願を渡しましょう。手渡しをすることが難しい場合、郵送するという方法もありますが突然送り付けるのは勤務先の心証を悪くするため、その場合も事前に電話等で話をしておくようにしましょう。

一般的な会社員の場合「1カ月前」までが目安、と言われている退職の申し出は、医師の場合いつまでに行うのが望ましいのでしょうか?

実は民法(第627条第1項)上の規定では、雇用期間の定めのない従業員の場合、14日前までに退職願を提出していれば退職できることとなっています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

(民法第627条第1項より)

ですがこれはやむを得ないケースであり、一般的には勤務先の就業規則に記載されている期間に従いましょう。また医師の場合は全国的に慢性的な医師不足に陥っていることから、1~2カ月前に退職を申し出たとしてもスムーズに退職ができないケースがあります。勤務先が自身の代わりとなる人員を確保するための期間や、業務引き継ぎの期間等が必要となることを考慮に入れて半年ほど前に申し出ることをおすすめします。

2-2.手書きかパソコンか?

退職願を提出する際、手書きが望ましいのかパソコンでもOKなのかというのも気になる点です。やはり手書きだと多少面倒ですし、書き損じをした時に最初からやり直しになってしまいます。

現在はパソコンで退職願を作成しても問題ないと考えていていいと思います。一方で、長年退職願は「手書き」で作成されてきたため、「手書きのほうが丁寧」という考え方は確かに根強くあります。結論としては、パソコンでも手書きでも問題ありませんので、自身の作成しやすいほうで作成しましょう。

なお、パソコンで作成をした場合、本人が書いたという証明のために、日付、部署名、名前を自筆にすることが求められる場合もありますので、これらの欄のみあらかじめ手書きにしておくとスムーズでしょう。

退職届も、基本的には手書きでもパソコンでも問題ありません。勤務先に規定があれば従いましょう。

3.退職願の書き方のポイント

退職願を具体的な記載内容を確認しましょう。実際のところ、退職時の書類に関して、法律上の決まりがあるわけではありません。ビジネスマナー上必要な内容を盛り込んだ内容となっておりますので、記載内容に困った際は以下の見本を参考にしてみてください。なお、退職願・退職届は縦書きが基本です。

■退職届の書き方見本

①冒頭行
「退職願」と書きます。すでに口頭で退職の申し入れを行い承諾され、退職が確定している場合は「退職届」となります。

②書き出し
2行目の下部には「私儀」もしくは「私事」と書きます。私事ではありますが、という意味です。

③退職理由
具体的に退職理由を書く必要はなく「一身上の都合により」で問題ありません。

④退職の年月日
退職願の場合は、希望の退職日を記載します。退職届の場合は、上長などと合意した退職の年月日を記載しましょう。

⑤文末の表現
退職願の場合は、「退職をしたく~お願い申し上げます」、退職届の場合は、「退職いたします」という表現にします。

⑥所属先と氏名
略称を使わず正式名称を記載します。氏名の下には捺印をします。パソコンで作成する場合もこの部分は手書きにしましょう。

⑦宛名
略称を用いず正式名称を記載します。

4.封筒の選び方・書き方・封入の仕方

退職願・退職届は正式な書類のため、書類のみを渡すのはマナー違反となります。封筒に入れて渡しましょう。封筒は白無地のものが無難です。また郵便用に郵便番号枠がある封筒は避けるようにしましょう。封筒の表側には「退職願」または「退職届」と、裏側には左下に所属先と氏名を記載します。

■退職願・封筒の書き方

退職願・退職届を三つ折りにして封入します。まず用紙の下部三分の一を文字が隠れるように折り、次に上部三分の一を長方形になるように折り重ねましょう。本文の書き出し部(右上)が封筒の裏の上部にくるような向きで封入します。のりで封をして、封入口に締めマークを書いて封じるのが一般的です。

■退職願・封入の仕方

退職願・退職届のマナーを知っていれば、いざ退職交渉を始める際にもスムーズです。医師の場合は退職交渉に時間がかかりますので、余裕をもって準備を進められるようにしましょう。

文:太田卓志(麻酔科医)

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