郵送のマナー|STEP.2

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STEP.2 履歴書・職務経歴書

履歴書を病院・クリニックに送る際の封筒の書き方・選び方

この記事は約 6 分で読むことができます。

転職活動にあたって、応募する際にまず行うのは履歴書や職務経歴書などの書類を送ることです。初めて転職活動をする場合、封筒の選び方や宛名の書き方などの細かいポイントで「あれ、どうすればいいんだろう?」と意外と迷ったりするものです。ここでは応募書類を準備する際に気を付けたいマナーを丁寧に解説していきます。

この記事のまとめ

  • ・履歴書を入れる封筒は「角型A4号」または「角形2号」で白や茶色などベーシックな色を選ぶ。
  • ・宛名は「病院・クリニックの名前+御中」にするか、「採用担当者の名前+様」にする。「応募書類在中」と赤字で表記するのも忘れずに。
  • ・添え状を作成し、書類をすべてまとめてきれいなクリアファイルに封入して封筒に入れる。一般的な重量なら切手は140円分。

1.病院やクリニックに送る封筒の選び方

履歴書や職務経歴書などを郵送する際、どのような大きさの封筒が望ましいでしょうか。

封筒を選ぶ際の基本は、「書類を折らなくて済むサイズ」です。履歴書も職務経歴書も、なるべく折り目をつけずに封入するのが望ましいでしょう。市販の履歴書を購入すると、履歴書を折りたたむことを前提とした小さめの封筒が付属していることがありますが、使用しないほうが無難です。

現在はA4サイズの履歴書や職務経歴書が使用されることが多いので、封筒もA4サイズの書類に対応したものであれば間違いありません。A4サイズの書類が入る封筒は「角型A4号」または「角形2号」です。

封筒の色は、茶色や白などベーシックなものが望ましいです。無難な色であれば問題ありませんが、一般的に使用される封筒が茶色いことから、目立つようにと白を使うこともあるようです。どちらでもよいと思いますが、迷う場合は転職エージェントなどに相談をするとアドバイスをもらえます。

2.病院やクリニックに送る宛名の書き方

封筒を準備できたら、宛名を記載しましょう。記載する際にも意外と迷うポイントが多いので、好ましいとされるマナーをここで確認してみてください。

2-1.都道府県名を省略しない

通常郵便物は、郵便番号を記載していれば都道府県や市区町村名を省略しても届きます。反対に郵便番号の記載がなくても市区町村名以下が正しく記入されていれば届けてもらえます。

ですが、応募書類を郵送する際は郵便番号も都道府県名・市区町村名も省略せず、正しく記載することが好ましいです。履歴書や職務経歴書を送付する際の基本的なマナーは、「正式な書類」としてなるべく丁寧に準備をすることです。言うまでもないことですが、住所や宛名は黒字で記入します。カラーペンやシャープペンの使用はマナー上好ましくありません。

2-2.宛名がクリニックや病院でも「御中」

「様」と「御中」は郵送でもメールでも日常的に使用しますので迷うことは少ないかもしれません。「様」は個人に対して、「御中」は法人に対して用います。病院の場合は「▽▽▽病院 御中」、クリニックの場合は「▼▼▼クリニック 御中」といった表記です。病院やクリニックに「御中」を付記するのは違和感があるかもしれませんが、上記のような表記で問題ありません。

▶履歴書にもマナーがある?基本項目と注意点を確認する

2-3.担当者の部署や肩書きも書く

もしも採用担当者がわかっている場合は、法人名・担当者名だけではなく、部署や肩書きも書くようにしましょう。詳細に記載することが望ましいですが、憶測で誤った情報を記載しないように注意したいところです。採用ページに所属や肩書きまで記載されていない場合は法人名までの記載にしておくほうが無難です。

2-4.「応募書類在中」と赤字で書く

病院やクリニックには日々多くの書類が届きます。仕分けする際に採用書類であることが判別しやすいよう表面の宛名の左下に赤字で「応募書類在中」「履歴書在中」などと記入することをおすすめします。さらに「応募書類在中」「履歴書在中」という文字を、定規を使用して枠線で囲むとさらに丁寧です。

「応募書類在中」の表記がない場合、他の郵便物に紛れてしまったり内容の確認に手間取らせてしまったりする可能性もあります。応募書類を確実に採用担当者へ届けるためだけでなく、応募先への配慮にもなりますのでぜひ実践してみてください。

2-5.油性のペンを使用する

封筒に記入する際は油性のペンを使用しましょう。水性のペンの場合、郵送中の保管状況によってはにじんで読みづらくなってしまったり、雨で読めなくなってしまったりする心配があります。住所や宛名を記入する際の黒字も、「履歴書在中」の赤字も油性のペンを使用することをおすすめします。

▶【履歴書のコツ】好印象につながる志望動機の書き方とは?

2-6.封筒の裏面に自分の住所と名前を書く

「履歴書に書いてあるのだから書かなくてもいいだろう」と省略する人も中にはいますが、できれば封筒の裏面に自分の住所と名前を記載しておくことが望ましいです。万が一配送過程でトラブルがあった場合にも、住所や名前を記載しておくと送り主のもとに戻ってきます。

個人情報を記載することに抵抗のある方は、転職エージェントを通じて病院やクリニックに応募をするのも一案です。転職エージェントを介して応募ができるので、郵送をする必要がなく、個人情報が厳格に守られています。また自分で封筒の準備や宛名の記入を行う必要もなく、転職エージェントのアドバイスをもらいながら履歴書の作成ができるので応募をスムーズに行うことができます。

3.書類を封筒に入れる際の注意点

書類を封筒に入れる際、忘れがちなのが「添え状」です。添え状は「誰が・何の書類を・どんな目的で・どのくらいの量」封入しているかを分かるようにする書類です。送り先へのあいさつの役割もあります。意外に忘れてしまう人が多いので、きちんと封入できていると好印象につながります。

書類はまとめて無色のクリアファイルに封入するのがおすすめです。応募先も書類を整理しやすく、郵送の過程で履歴書が折れてしまったり水にぬれてしまったりするのを防ぐことができます。クリアファイルに入れる順は、まず添え状が一番上に来るようにして、次に履歴書、職務経歴書、あれば他の書類という順番です。クリアファイルは、キズのないきれいな状態かどうかを確認しましょう。

クリアファイルにまとめたら、封筒に封入します。封筒の表側(住所を記載している側)が表になるよう(添え状が見えているよう)書類一式を封入しましょう。

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4.切手は何円を貼ればいい?

郵便物の重さによって郵送料は変わります。書類の量によって必要になる切手も異なってきますが、よく分からない場合は郵便局の窓口で出すようにするとよいでしょう。

一般的に書類一式(クリアファイル込み)と封筒を合計した重さが100gを超えることはほぼないため、郵便局に行く時間がない場合は140円の切手を貼っておくと安心です(100g以内の定形外郵便物は140円、2021年9月16日現在)。なお年賀切手など季節性・イベント性の強い切手を貼ることはおすすめしません。シンプルな通常の切手か、記念切手であっても風景など季節性の薄いものなどを使用するようにしましょう。

また締め切り間近になってしまった場合、速達で郵送するかどうか迷うかもしれません。速達で郵送しても評価が変わることはありませんので、締め切りに間に合わなそうな場合は使用しましょう。速達で締め切り日に間に合うかどうか心配な場合は、郵便局の窓口で聞いてみるか日本郵政のウェブサイトで調べてみることをおすすめします。

参考URL
第一郵便物 手紙|日本郵政

文:太田卓志(麻酔科医)

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